Использование цифровых технологий в рабочих процессах — глобальный тренд развития всех сфер человеческой деятельности в последние десятилетия. В 2019 году президент РФ Владимир Путин утвердил Национальную стратегию развития искусственного интеллекта до 2030 года, в 2024 году — ее обновленную редакцию, которая в том числе предусматривает увеличение доли занятых, умеющих работать с искусственным интеллектом, до 80%. В соответствии с Национальной стратегией происходит и цифровизация транспортной логистики: с 2022 года тестируется электронный документооборот, внедряются системы управления складом (WMS) и перевозками (TMS), искусственный интеллект, интернет вещей.

Леван Шаламберидзе, операционный директор платформы «Яндекс Магистрали» рассказал, каковы могут быть последствия низкого уровня цифровизации транспортной логистики и как можно решить эту проблему.

Без «цифры» — никуда

Несмотря на рост цифровизации российской транспортной логистики, уровень цифровой оснащенности транспортных компаний остается недостаточно высоким. По данным опроса ассоциации «Национальные системы управления», проведенного в январе 2024 года, из 120 некрупных транспортных компаний 70% ведут учет деятельности в таблицах Excel и общаются с грузоотправителями и клиентами через электронную почту и мессенджеры.

Причины такой ситуации — недоверие к новым технологиям, которые кажутся слишком сложными, недостаточная мотивация персонала на обучение работе с новыми системами, недостаток ресурсов для этого у компании, отсутствие практики масштабирования пробных версий на всю компанию, сложности в реализации реальной интеграции новых систем в бизнес-процессы.

Также роль играет неосведомленность о новых идеях и технологиях в отрасли: в опросе ассоциации «Национальные системы управления» больше 40% респондентов сказали, что не знают о планирующемся обязательном внедрении ГИС ЭПД — государственной информационной системы электронных перевозочных документов. Неосведомленность порой касается и существующих на рынке продуктов, решений, возможностей.

Одна из главных проблем низкого уровня цифровизации для логистики — отсутствие контроля за транспортом и грузом, что повышает риски и издержки предприятия. Если нет единой цифровой платформы, систем управления складом и транспортом, это приводит к невозможности отслеживать движение грузов в реальном времени, наличия нужных товаров на складах. В результате клиенты не знают, на каком этапе доставка груза, а руководству сложно планировать перевозки.

Как следствие, доставка может задержаться, груз могут привезти не тому заказчику, товара может не оказаться в наличии. Звонки на склад не всегда эффективны, так как работник может не знать, перепутать, отсутствовать на месте в данный момент. Есть риск некачественной работы водителя: при отсутствии контроля задерживается в рейсе, меняет маршрут в личных интересах, может что-то перепродать из груза.

Другие последствия низкой цифровизации для транспортной логистики:

  1. Если ведется бумажный документооборот вместо электронного, работа идет медленнее, велик риск ошибок — документы неправильно оформлены, утеряны, новый или заменяющий работник не ориентируется в них, возрастают расходы компании, так как нужно больше сотрудников для обработки документов.
  2. Значительно растут затраты при использовании программного обеспечения заказчика вместо собственного: у разных заказчиков разное ПО, нужно создавать дополнительные отделы, уходит много средств на обучение и содержание персонала.
  3. Поиск грузоперевозчиков «консервативными» методами может повышать расходы и риски бизнеса: есть вероятность столкнуться с «серыми» исполнителями, завышающими цены, пропадающими с грузом или не отвечающими за его повреждения, за срывы сроков. В то время как применение цифровых платформ для выбора подрядчика делает процесс поиска и отбора прозрачным, позволяет сравнивать рыночные цены, контролировать выполнение заказа.
  4. Планирование рейсов в ручном режиме повышает вероятность убытков — человек, даже квалифицированный специалист, не может провести глубокий анализ так же быстро, как алгоритмы, учесть огромный объем данных. Поэтому всегда есть риск ошибки. Около 10% рейсов, которые созданы ручным планированием, убыточны, как показывает аналитика.
  5. Без достаточного цифрового обеспечения компаниям сложно масштабироваться, привлекать новых клиентов и удерживать старых, крупные компании часто не допускают их до участия в тендерах.

Логистика обслуживает интересы физических лиц, юридических (производителей, поставщиков, заказчиков, владельцев транспорта), коммерции, поэтому любой транспортной компании важно быть конкурентоспособной. Если уровень цифровизации низкий, проблемы с оказанием услуг возникнут на каждом этапе, и клиенты в следующий раз не выберут эту компанию. И инвесторы, в свою очередь, могут быть не заинтересованы вкладывать средства в развитие слабо цифровизированной компании, так как не считают ее перспективной.

Как правильно внедрить цифровые технологии

В последние годы транспортные компании используют следующие решения:

  • системы управления складом WMS: автоматизируют выполнение типовых задач (приемку, упаковку товара и т. д.), сокращают расходы на персонал, оптимизируют площади складов, минимизируют ошибки;
  • системы управления транспортом TMS: позволяют находить подходящего по цене и расстоянию перевозчика, строить оптимальные маршруты, отслеживать движение грузов, а значит, минимизировать время доставки и расходы на нее;
  • электронные платформы для перевозок: помогают выбирать исполнителей, упрощают обмен данными, автоматизируют заполнение документов для перевозки;
  • системы управления транспортом на территории YMS: помогают контролировать транспорт на территории склада, позволяют синхронизировать его движение с работой склада, диагностировать и устранять проблемы;
  • электронный документооборот: позволяет быстро и правильно оформлять документы, обеспечивает безопасную передачу данных.

Важно осознавать, что цифровизация должна проводиться для решения конкретных задач данной компании и этот процесс должен идти постоянно, нельзя ограничиваться разовым внедрением тех или иных технологий. Соответственно, прежде всего необходимо проанализировать логистические процессы своей компании, определить, на каком этапе больше расходов и временных потерь, и начать именно с него.

Нужно поставить конкретную цель цифровизации: сокращение расходов, повышение прибыли или оптимизация рабочих процессов — и исходя из этого выбирать технологии. Например, за полгода увеличить скорость обработки заказов на 40%, для этого установить систему TMS, в которую менеджер вносит данные о заказах, назначает оптимальный маршрут и отслеживает его соблюдение.

Нужно анализировать результаты после первого шага и делать выводы, какие технологии в какие процессы внедрять дальше.

Процесс цифровизации рационально разделить на этапы:

  1. Точечное внедрение необходимых технологий — компания поочередно начинает применять, например, TMS, потом WMS, потом платформу для управления документооборотом. Комплексные системы эффективнее, но их внедрять дольше и дороже, что подходит не каждому бизнесу.
  2. Установление взаимосвязей между ними, создание единой системы.
  3. Масштабирование — создание цифровой модели, отражающей данные о логистических процессах в режиме реального времени.
  4. Интерпретация — анализ данных с помощью Big Data для выявления сильных и слабых сторон в работе цифровых технологий.
  5. Моделирование разных ситуаций в бизнес-процессах, чтобы подготовиться к возможным проблемам.
  6. Корректировка — работа над ошибками в цифровых процессах.

При внедрении цифровых технологий необходимо готовить сотрудников к работе с ними: рассказать о преимуществах цифровизации для компании, провести обучение, создать инструкции. Желательно и организовать доплаты тем, кто работает с новыми инструментами, чтобы лучше мотивировать.

Цифровизация транспортной логистики способствует снижению затрат, увеличению скорости выполнения заказов (ожидается увеличение на 30% к 2030 году), повышает качество работы транспортных компаний (на 25% к 2030 году), помогает расширить географию, ассортимент услуг (на 40% к 2030 году). Ее активно поддерживает государство. Поэтому только внедрение цифровых технологий позволит транспортным компаниям оставаться на рынке. Низкий уровень цифровизации не даст улучшать качество услуг, а значит, приведет к потерям клиентов и вытеснению с рынка более «оцифрованными» конкурентами.