Цель любой коммерческой деятельности — получение прибыли. В погоне за клиентами и объемом, компании снижают цены, отправляя на дно себя и подстраивающихся под рынок конкурентов. Таможенные брокеры, не просчитывая себестоимость, ввязываются в длительные отсрочки и жесткие, обременительные условия договоров. Поэтому в нынешних условиях, расчет и контроль себестоимости оказываемых услуг должны лежать в основе ценовой политики.

Про управление себестоимостью услуг с использованием ERP-систем на примере таможенно-логистического оператора рассказала Александра Мишуринская, руководитель Финансово-Аналитического отдела ГК Аривист.

Качественный анализ себестоимости возможен при соблюдении компанией следующих условий:

1) В компании в большей или меньшей степени внедренное процессное управление

2) В корпоративной ERP-системе в полном объеме отражаются все бизнес-процессы

3) В ERP-системе реализован инструмент расчета себестоимости

ERP – это единое место хранения информации обо всех единичных операциях, совершенных в рамках корпоративных бизнес-процессов. В нем отображается весь объем коммерческой и операционной деятельности. Каждый сотрудник в ежедневной работе оставляет информационный след, доступный для дальнейшего анализа и функциональной интерпретации.

Имея такое глобальное хранилище стандартизированных данных, бизнес открывает для себя возможности качественного анализа результатов работы и принятия успешных бизнес-решений.

Алгоритмы расчета себестоимости

ERP-система позволяет рассчитать себестоимость сделки в любом разрезе с учетом конкретного вклада каждой технологической операции, совершаемой в процессе производства услуги. Результат расчета представляется в виде Excel таблицы.

В таблице представлены единичные услуги: оформление одной декларации, организация перевозки одной партии товара и т. д. В столбцах таблицы, которых в настоящее время насчитывается 181, указываются составляющие себестоимости, структурированные по двум блокам: прямые расходы, косвенные расходы.

Прямые расходы – это расходы, совершенные непосредственно при оказании данной услуги: зарплата сотрудникам, участвующим в производстве услуги, расходы на содержание рабочих мест этих сотрудников и т.д.

Например, мы имеем заказ с двумя услугами: экспедирование и таможенное оформление. В процессе оказания услуги участвуют четыре человека: декларант, клиентский менеджер, экспедитор и сотрудник таможенной службы. Каждому сотруднику выплачивается часть заработной платы, согласно совершенным им действиям.

Помимо прямых расходов, таможенные брокеры несут существенный объем косвенных.

Косвенные расходы – это расходы, которые компания несет вне зависимости от оказания услуги: зарплата администрации и технических подразделений (юристы, бухгалтеры и т.д.), содержание их рабочих мест и прочее.

К примеру, оказание услуги таможенного оформления невозможно без банковской гарантии. Отправка документов клиенту – это расходы на канцелярию, курьера, работа секретарей и иные расходы, которые не лежат на поверхности бизнес-процесса, но являются его неотъемлемой частью.

С помощью используемой нами ERP-системы «Реестр», мы разработали методологию распределения косвенных и прямых затрат.

При рассчитанной фактической себестоимости можно рассматривать два варианта в управлении бизнес-процессами:

  1. Анализ и оптимизация полученных результатов;
  2. Опциональное предложение для клиента, исходя из уровня заложенной рентабельности.

В первом случае основными инструментами снижения издержек будут:

  1. Автоматизация бизнес-процессов;
  2. Применение эффективных управленческих технологий (переход от функциональной к процессной);
  3. Снижение расходов (убираем лишнее и малоэффективное) и перераспределение ресурсов.

Безусловно, уровень цифровизации и возможностей автоматизации существенно экономит ресурсы. Несколько лет назад (до появления личного кабинета ФТС) у таможенных брокеров всегда были отдельные сотрудник, занимающиеся учетом таможенных платежей. Такая работа была сопряжена с отчетами о расходовании денежных средств по всем таможням и внесению данных в массивные Excel таблицы. Сейчас, благодаря автоматизации компании и развитию личного кабинета ФТС, те же сотрудники могут выполнять другие обязанности, что способствует снижению себестоимости конечной услуги.

При анализе издержек мы можем провести оптимизацию бизнес-процессов. Так в случае, если клиент находится в «зеленом секторе» и у него постоянно срабатывает автовыпуск товаров, то мы можем объединить функционал декларанта и выпускающего в одном сотруднике.

Бывают ситуации, когда и без сокращения кадров можно сохранить приемлемый уровень себестоимости. К примеру, компания самостоятельно декларирует товары, но не оказывает услугу по организации сопровождения при досмотре, а у нас есть незадействованные досмотровые. Таким образом мы получаем дополнительный доход на отдельном технологическом участке.

Особенно важен анализ себестоимости при длительной работе с низко маржинальными клиентами. В этом случае необходимо найти баланс между сохранением партнерских отношений и избеганием риска оказания услуг себе в убыток.

В случае расчета минимальной ставки при заданной рентабельности, ценовое предложение для клиента формируется, исходя из набора технологических операций, которые мы можем совершить за эти деньги. Таким образом, под любую услугу можно подобрать соответствующей бизнес-процесс, который даст искомый результат для клиента и подойдет по стоимости таможенному брокеру.