Воровство на складе, к сожалению, частый спутник складского бизнеса или производства. Над задачей минимизации хищения товаров работают и управляющие складом, и служба безопасности, и сотрудники по подбору кадров, и специалисты по цифровизации бизнеса. С экспертами рынка разбираем современные и классические способы решения этой головной боли предпринимателя.
Специалист по бизнес-процессам в сфере логистики Виктор Королев рассказал о различных способах, которые позволяют свести к минимуму случаи воровства на складах
RFID-метки: защита от воровства, инвентаризация и маркировка
Новейшие технологии управления складом, которые сейчас набирают обороты в силу развития IT-технологий и WMS-систем, помогают контролировать состояние склада. Вплоть до того, что компании могут полностью отказаться от инвентаризации за счет RFID-меток (небольшое устройство с микро-чипом). Раньше они использовались для контроля от воровства книг, сейчас на данное устройство можно записать довольно много информации.
RFID-метка с кодом, соответствующим штрих-коду на упаковке, наклеивается на каждую единицу товара. Затем устанавливаются специальные ворота, похожие на те, что располагают в магазинах на выходе. Отборщик, получая задание на свое устройство для подбора заказа, отбирает нужные цвета, размеры – все предметы складывает на поддон, и при выносе из ряда стеллажей система считывает, что данные артикулы были отобраны под данный заказ и вынесены со стеллажа.
Следующие ворота установлены в зоне комплектации – на этом этапе все товары комплектуются по заказам. И при выходе со склада опять ставятся метки, где формируются документы по всем RFID-меткам: это означает, что данный товар был полностью отгружен. При такой системе отпадает необходимость двойного-тройного контроля, который сейчас есть на всех складах. Мы можем с помощью автоматической технологии полностью проследить товародвижение и внутри склада, и выход товара со склада. При разнесенной логистике разных распределительных центров (далее – РЦ), различных складах на территории России можно упаковать товар, и при входе в другой РЦ товар учитывается автоматически с помощью считывания RFID-меток.
Таким образом, полностью исключена недобросовестная работа сотрудников склада, в том числе и воровство. Также с помощью RFID-меток можно легко сделать инвентаризацию: при наклеивании метки при входе на склад мы просто идем к оборудованию, которое считывает метки. Данные попадают в базу, в которой все учитывается.
RFID-метки могут совмещать в себе и обязательную маркировку, уже введенную на ряд товаров. Просто считав RFID-метку, можно отметить, был ли продан товар конкретному покупателю по данному чеку даже без считывания штрих-кода на коробке.
Для того чтобы внедрить подобный контроль за товаром необходима совместимость с WMS-системой и с системой 1С. Также требуется подключение специальных программ RFID-меток к WMS, но не все WMS поддерживают такой объем данных. Например, SAP поддерживает.
Главный вопрос во внедрении – это совместимость системы и поддержка большой базы данных, большие сервера, дополнительное оборудование. На сегодняшний день стоимость одной RFID-метки составляет – 10-17 руб. на единицу товара. Стоимость рамок для считывания от 400 рублей.
Меры предотвращения воровства на складе
- Режим допуска на склад определенных лиц — это одна из главных мер по предотвращению воровства: люди не могут войти на склад просто так.
- Коллективная материальная ответственность. Не только индивидуальная ответственность кладовщика или грузчика, а коллективная, когда каждый знает, что в случае воровства заплатят все. Как в армии – один не выполнил поручение, а отжимается вся рота. Это эффективно.
- Системы видеоконтроля, которые помогают держать людей в тонусе. Я знаю ситуации, когда устанавливались неработающие камеры, но сотрудники склада – кладовщики, грузчики, комплектовщики – думали, что все работает, это давало свой эффект. У людей был страх, что их поймают за руку.
- И еще одна мера — это «показательная порка» тех, кого поймали за руку. Когда людей не только штрафуют, но и увольняют по статьям вплоть до заведения уголовного дела. Это тоже эффективный путь.
- На больших по площади складах отлично работает зонирование. Вход в определенные зоны по карточке – мы четко знаем, кто и когда вошел, когда вышел. Также важен контроль раздевалок.
- Рекрутинг: совместная работа психологов и HR. Важно четко прописать критерии подбора. Все ценности и принципы (честность, работа в команде и командный дух, премии за сохранность товара) стоит прописать в корпоративной политике и продвигать их с этапа входа сотрудника в компанию.
- Полиграф при устройстве на работу, который с каждым годом все активнее входит в нашу жизнь. Также стоит привлекать службу безопасности, чтобы контроль на входе был качественный. В любом случае нужен многоступенчатый контроль, так как любую наклейку для учета с товара можно снять.
- Сквозная проверка документов. Если мы говорим о мошенничестве с товаром при входе на склад, то иногда происходит подделка документов. Поэтому важно внедрить сквозную проверку – что было отгружено, что пришло. То есть требуется внедрять двойной или даже тройной контроль при входе на склад.
- Роботизация. Конечно, будет определенный процент ошибок, но воровство будет исключено полностью.
RFID-метки позволяют незаметно контролировать и вынос товара. Если человек украл товар, пройдя несколько этапов контроля на безопасность, включая вынос из раздевалки, метки выявят факт воровства.
Кандидаты в зоне риска: непьющие водители
Идеальный вариант – когда компания еще на входе замечает склонных к мошенничеству кандидатов. Самое интересное, что в низкую зону риска входят в основном студенты. Как правило, студентов нанимают на позиции комплектовщиков и грузчиков, а затем переводят в кладовщики, заведующие складами. Они в меньшей зоне риска, потому что они хотят работать. В большей зоне риска профессиональные грузчики в возрасте 40-60 лет, которые привыкли, как в советские времена, брать то, что плохо лежит. Конечно, говорить это про всю категорию сотрудников в возрасте нельзя.
Самая проблемная точка во всем подборе персонала – это линейный персонал склада. Это не менеджеры по продажам, у которых есть образование, и не бухгалтерия. Среди склонных к воровству часто встречаются водители, среди которых много мигрантов. Необходимо проверять предыдущие места работы, узнавать причину увольнения. Очень сложно сделать верные выводы о человеке по первому впечатлению. Интересно, что, как показывает практика, грузчики с алкогольной зависимостью воруют меньше. Больше воруют наоборот непьющие, которые таким образом как бы «подрабатывают» себе на жизнь.
Зона рисков товаров: все
В зоне риска абсолютно любые товары. В моей практике сотрудники пытались вынести даже ультрафиолетовые детекторы банкнот, которые в быту не нужны. Воровали даже хлопок, который отрезали и использовали как вату. Если контроль и учет поставлены плохо, то на складе воровство будет. Даже если люди честные, то без учета могут захотеть взять то, что плохо лежит.
Возможны самые разные схемы мошенничества. К примеру, кладовщики при приемке некоторые товары просто не списывают, ссылаясь на то, что «нам поставщик не привез». Это такого типа мошенничества защитит только двойной контроль. Водители не довозят товар до места назначения. Мошенничество при погрузке — в машину загружают чуть меньше продукции с согласия водителя.
На складах практически всегда воруют. Это вопрос ответственности персонала. Если в компании все стоят друг за друга, отвечают за качество, то воровство будет на низком уровне. Если же говорить о тотальном контроле, то и тут уровень воровства будет низкий. Но никто не застрахован от сговора.
Как выявить мошенников на производстве
Президент компании «Мишель» Сергей Сауткин управляет кулинарным производством. Он уверен, что во избежание мошенничества и воровства надо продумать каждую мелочь. Например, все сотрудники филиалов должны отчитываться о приходе и уходе с рабочего места по электронной почте, а контролеры видеонаблюдения не имеют право дружить с сотрудниками производства.
Служба безопасности: кредиты и медосмотр
Проверьте через службу безопасности кредитную историю кандидата. Таким образом, мы не наняли одного руководителя – он должен был ежемесячно выплачивать ипотеку, а предлагаемая зарплата была всего лишь в два раза больше этой суммы.
Если у человека есть зависимость, он также потенциально может стать вором. На медосмотре кандидат сдает тест на наркотики.
Занял деньги и пропал
Мысвязываемся с бывшими работодателями даже «синих воротничков». Однажды так мы узнали, что кандидат на должность руководителя отдела уволился от прошлого работодателя после того, как сообщил, что у него больна близкая родственница. Сотрудник занял у своего шефа 15 тыс. рублей и пропал. Конечно, мы его не наняли.
Пришел на работу — написал письмо шефу
Для начала надо донести персоналу правила игры. После разработать систему наказаний за нарушения. Эта информация должна быть открытой – раздайте инструкции новичкам, регулярно делайте рассылки по электронной почте, выставьте на корпоративном сайте.
На нашем предприятии фиксируется время ухода и прихода каждого сотрудника производства в журнале учета рабочего времени. Для филиалов введено правило — в 9 утра и в конце дня надо отправить письмо руководителю. Если письмо отправлено даже на 15-20 минут позже – сотрудника ждут штрафы.
Если человек не соблюдает элементарные правила компании – значит, он способен нарушить и более серьезные, в том числе и этические нормы. А это прямой путь к воровству и обману работодателя. Например, мне пришлось уволить сотрудника филиала, который саботировал свою обязанность – он не писал письмо своему руководителю в начале и в конце рабочего дня. Более того, негативно влиял на коллег – говорил, что это глупое правило, и подчиняться ему – все равно, что быть рабом на галере.
Следите за базой клиентов!
На нашем предприятии работает приказ о режиме коммерческой тайны. Каждый человек, имеющий доступ к секретной информации, подписывает соответствующий договор. Нередки случаи, когда фирма разоряется, так как топ-мошенник сливает информацию на сторону. Один наш конкурент так потерял бизнес – коммерческий директор, увольняясь, забрала с собой базу клиентов и основала свое производство.
Видеонаблюдение наблюдает
Для профилактики воровства мы ввели пропускную систему и видеонаблюдение. Видеонаблюдение служит для контроля процесса работы. На рабочее место на заводе невозможно пройти нестерильным, даже с немытыми руками. Существует система контроля, когда все потоки четко распределены. Если человек вышел в туалет, далее он должен встать на гигиенический коврик и обработать руки в специальном устройстве, и только затем он сможет зайти в цех.
Контроль, а не дружба
Оператор отдела видеонаблюдения должен соблюдать дистанцию с сотрудниками. Исключены совместные чаепития и прочие вольности. Однажды мы заметили, что оператор стала водить дружбу с двумя подчиненными – они во время обеда вместе мило болтали и распивали кофе. Мы вызвали на ковер даму, которая должна контролировать сотрудниц производства, а не чаевничать с ними, и вынесли ей выговор. Правило четкое – дружба только за пределами работы.
Управленческий учет
Управленческий учет выстроен так, чтобы видеть, где утечка на складе снабжения, на производстве или на складах готовой продукции. Если утечка происходит в сырье, значит, проблема на складе снабжения. Если на производстве, значит, это происходит по причине воровства или нарушения закладки. Если утечка с производства перетекла на склад готовой продукции – это точно воровство. Когда руководитель видит утечку, он разбирается в каждом конкретном случае поэтапно и оперативно принимает меры.
Если отчетность сдается с опозданием (не в первые пять дней каждого месяца)– это может означать большие потери, так как руководитель только через месяц заметит, что появились финансовые дыры. В этом случае не спасут и камеры видеонаблюдения. Требуется решать вопросы в режиме онлайн.
Естественный отбор
Меня настораживает, когда человек часто меняет работу, имея множество записей в трудовой книжке. У нас настолько сплоченный и сработавшийся коллектив, что сотрудники сами не потерпят вора. Они понимают, что будут за него либо покрывать недостачи, или же выполнять его работу. В компании действует естественный отбор. Мы всегда берем сотрудников на испытательный срок: 3 месяца для сотрудников среднего уровня, 6 месяцев для сотрудников высшего звена. После запрашиваем мнения сотрудников. Если коллективу некомфортно работать с этим человеком, это уже звоночек! Мы начинаем присматриваться к этому сотруднику особо пристально. Однажды таким путем выявили работника, который ел на рабочем месте продукцию.
Не вынесешь и конфетки!
Архитектура здания такова, что люди заходят через санпропускники в халатах, а выходят через турникет в раздевалку тоже в халатах. Так вынести продукцию невозможно, разве что горсть изюма за щекой!
Текст: Марина Сипатова