Одним из наиболее действенных инструментов, позволяющим выявить возможности повышения эффективности бизнеса, и, следовательно, одним из конкурентных преимуществ компании может стать внутренний аудит процессов.
О том, что такое внутренний аудит и чем он полезен компании, рассказывает Елена Зозуля, директор по персоналу ГК «Аривист».
Елена Зозуля, директор по персоналу ГК АРИВИСТ
Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.
В каких случаях нужен внутренний аудит?
С ростом размеров компании и повышением сложности процессов управления у менеджеров может сложиться иллюзия контроля, когда создается впечатление, что бизнес не сильно меняется и все стороны деятельности компании находятся под контролем. На самом деле у руководства уже не хватает физической возможности контролировать ситуацию во всей ее полноте. Тогда внутренний аудит и оказывается полезным.
Внутренний аудит ориентирован на перспективу, т. е. на анализ будущих событий, которые могут неблагоприятным образом сказаться на деятельности отдельных подразделений и/или компании в целом.
Внутренний аудит оценивает возможность и предлагает пути снижения рисков и негативных эффектов их воздействия, а также является одним из немногих недооцененных ресурсов, правильное использование которых может повысить эффективность компании.
В каждой компании своя практика организации проведения аудита процессов. Область применения чрезвычайна широка, и каждая организация может искать и находить собственные решения.
Опыт нашей компании
Внутренний аудит начался с сертификации системы менеджмента качества на соответствие стандарту ISO9001:2008, которую мы проходили в 2014-2015 гг. Следуя требованиям стандарта, мы доработали действующие регламенты по процессам и составили новые, провели внутренние аудиты системы менеджмента качества и прошли внешний аудит, получив сертификат.
Когда вступил в силу стандарт ISO9001:2015, наша компания решила не проводить ресертификацию, а пойти другим путём.
Опираясь на опыт, полученный при прохождении сертификации, мы:
— структурировали процессы;
— подробно расписали каждый из них;
— провели ревизию внутренних документов;
— распределили все регламенты и инструкции по соответствующим процессам и дополнили недостающими;
— ознакомили с изменениями действующих сотрудников;
— включили для обязательного изучения в программу адаптации для новичков.
Наибольшее внимание мы уделили не требованиям стандарта, а стратегии, корпоративным ценностям, возможностям для усовершенствования.
Внутренний аудит усиливает процессный подход
Следующим шагом стала процедура проведения внутреннего аудита соответствия процессов действующим регламентам и инструкциям, которые их описывают. Аудит помог в поиске возможностей для совершенствования процессов, привнесении новых знаний о возможных путях выполнения работы. Исходя из этого, аудиты проводятся не по структурным подразделениям, а по процессам.
Основной акцент необходимо делать на том, как процессы выполняются на самом деле, а не как они описаны в документах.
Для сервисных компаний важно проводить проверку в коммерческих и операционных отделах. Роль аудиторов взяли на себя сотрудники компании, ранее проходившие обучение проведения внутренних аудитов в рамках подготовки к сертификации на соответствие стандарту ISO9001:2008.
На что обратить внимание в процессе проведения внутреннего аудита:
— актуальность действующих документов;
— знание сотрудниками описанных технологий;
— применение в работе внутренних инструкций и регламентов;
— эффективность взаимодействия сотрудников по процессам;
— доступность информации;
— наличие ресурсов.
Результаты внутреннего аудита
Главным результатом стало получение информации о состоянии дел в структурном подразделении или процессе. А проведение аудита в разрезе процессов, а не структурных подразделений, привело к тому, что процессы начали восприниматься в компании как что-то реальное. И владельцы, и участники процесса лучше почувствовали свою роль в нём.
В ходе проведения аудитов мы выявляли ряд несоответствий, которые помогли предупредить появление существенных нарушений. После анализа выявленных несоответствий, руководители разработали методику по их устранению.
Опираясь на результаты аудита, руководители подразделений проводили отдельные корректирующие мероприятия: актуализировали внутренние регламенты и инструкции по процессам, отразили в них региональную специфику. Данные меры помогли усовершенствовать производственные процессы и наладить эффективное взаимодействие сотрудников внутри них.
В настоящее время система проведения внутреннего аудита стала неотъемлемой частью контроля по управлению производственными процессами нашей компании и одним из самых важных инструментом для оценки функционирования системы управления качеством. Мы распространили данный метод на все региональные филиалы компании, поскольку при удалённом взаимодействии очень важно соблюдать и поддерживать единый процессный формат.
